Les notes de frais sont les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de ses déplacements professionnels. Elles doivent être remboursées par l’entreprise dans les délais légaux sous réserve de remplir certaines conditions. Entre autres, elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité, proportionnées et appuyées par des justificatifs. le remboursement peut se faire soit sur la base d’un forfait, soit aux frais réels. L’administration fiscale fixe un certain seuil sur le remboursement des notes de frais dans la limite duquel celles-ci ne sont pas imposables. Zoom sur la fiscalité des notes de frais.
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comparerLe régime social des notes de frais
En principe, les frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales, mais sous certaines conditions ;
- L’entreprise doit prouver que ces dépenses supplémentaires engagées par le salarié étaient nécessaires à l’exercice de l’activité.
- L’entreprise doit fournir à l’administration les justificatifs nécessaires.
S’agissant des frais remboursés au forfait, le remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales tant que le montant ne dépasse pas le seuil fixé par l’administration compétente, c’est-à-dire l’URSSAF. Dans ce cas, l’entreprise n’a pas besoin de produire des justificatifs. Au-delà du seuil, les remboursements sont considérés comme des avantages en nature :
- Si l’entreprise ne fournit pas les justifications nécessaires, le remboursement est considéré comme étant un complément de salaire. Dans ce cas, la somme est intégrée dans l’assiette des cotisations sociales dès le premier euro.
- Si au contraire, l’entreprise prouve les faits avec des justificatifs prouvant que les sommes ont été engagées pour leur objet, la fraction qui dépasse le plafond fixé par l’administration est soumise aux cotisations sociales
Le régime fiscal des notes de frais
Tant que le montant des remboursements des notes de frais (qu’il soit aux frais réels ou forfaitaire) ne dépasse pas le seuil fixé par l’administration fiscal, il n’est pas soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu du salarié. Dans le cas contraire, la somme remboursée est considérée comme des avantages en nature. Dans ce cas, elle est imposable. Pour l’entreprise, les remboursements qui ne dépassent pas le seuil imposé par l’administration sont déductibles du résultat imposable.
La récupération de la TVA
Sous certaines conditions et pour certaines dépenses, l’entreprise redevable de la TVA peut récupérer la TVA sur les notes de frais. Les conditions à remplir sont :
- La dépense doit avoir servi à l’intérêt de l’entreprise.
- L’entreprise peut prouver la réalité de la dépense au moyen d’une facture originale et conforme à la loi.
- La facture est au nom de l’entreprise, et non du salarié.
- La TVA est exigible chez le fournisseur.
Dès lors que ces conditions sont remplies, l’entreprise peut récupérer la TVA. Toutefois, certaines dépenses n’ouvrent pas droit à la récupération. C’est notamment le cas de :
- Certains frais de déplacement. S’agissant du carburant, cela dépend du type de carburant du véhicule.
- Les frais d’hébergement.
Même si la TVA n’est pas déductible pour l’entreprise, le salarié doit être remboursé de la somme TTC. En effet, celui-ci ne doit supporter aucun coût.
